Como organizo minha agenda, e relaciono com os emails, tarefas, ....

Esta é minha agenda ;)

Concentração total, blocos me ajudam a focar em atividades de um mesmo contexto

Os emails/atividades que preciso fazer algo...

Também classifico nestes mesmos marcadores: Ideaspaces, technical, finance e crm

Crio agendamentos para atividades especificas....

Como reuniões, atendimentos com hora marcada, ... Exemplo:

Não se afogue no e-mail! Como usar o Gmail com mais eficiência!

Se você se esforça para manter os emails atualizados no Gmail, talvez queira tentar minha configuração ;)

É assim que uso o Gmail ;)

1. Caixa de entrada principal (inbox): somente o que preciso fazer ou responder, as demandas pendentes
2. Adiados (snoozed): esta tudo que aguardo uma resposta, ou preciso ser lembrado mais tarde
3. Marcadores (label): são as atividades, para eu fazer dentro dos meus blocos de tempo focados. Explico neste link
4. Todos emails (All Mail): meu arquivo para consultar tudo que já foi feito.
5. 0 plugins, labs, somente recursos nativos do Gmail.
6. Muito simples de configurar no seu GMail.

Como eu uso na prática?

1. Ao receber email na minha caixa principal:
1. Se for algo fácil de fazer (entre 5~10min), executo atividade, respondo o email e ...
1. Se preciso acompanhar, ou espero por uma resposta até o dia x, utilizo o suspender, informo até quando quero aguardar. Caso não receba a resposta até o dia informado, o email volta para minha caixa de entrada, para que, eu faça algo.
2. Se não preciso acompanhar, click em enviar e arquivar . 

1. Se precisarei de mais tempo para fazer, executar atividade e não tenho tempo agora...
1. Simplesmente já reservo um período em minha agenda para executar atividade, click nos três pontos , criar evento.
2. Ou associo á um marcador, para fazer em dos meus blocos de tempo . Explico sobre os blocos de tempo em minha agenda, neste link.

1. Se eu precisar somente ser lembrado em uma determinada data, para fazer algo...
1. Utilizo novamente o suspender , informo quando quero ser lembrado.

1. Se for uma promoção, ou qualquer outro remetente irrelevante para minhas atividades...
1. Se não quero mais receber emails daquele remetente, busco por unsubscribe no corpo ou cabeçalho para sair da lista. Ou, apenas marco como spam 
2. Se quero continuar recebendo, arrasto o email para aba promoções, e confirmo para entregar todos lá, a partir deste momento.

1. Ao criar um novo email e enviar... Se precisarei acompanhar, ou esperar a resposta até o dia xxx:
1. Após enviar o email, Click em Enviados , seleciono o email e suspendo 
2. No dia informado, o email aparecerá em sua caixa de entrada. Caso não tenha recebido a resposta ainda ;)

Interessou? veja como configurar o seu Gmail

1. Abas: Configurações, Configurar caixa de entrada, selecione: Principal, Social e Promoções. Salvar
2. Enviar e Arquivar: Configurações, configurações, Geral, Enviar e arquivar, selecione: Mostrar o botão "Enviar e arquivar" na resposta. Salvar
3. Marcadores: Configurações, configurações, Marcadores, mostrar apenas: Adiados, Enviados, Rascunhos e Todos os emails.
4. Conversa: Configurações, configurações, Geral, Enviar e arquivar, selecione: Visualização de conversas ativada. Salvar. Explico e mostro a diferença neste link.

Como "limpei minha caixa de entrada" sem perder nada!

1. Arquivei tudo que estava em minhacaixa de entrada
2. Em seguida, retornei para caixa de entrada somente o que eu precisava fazer. Depois, selecionei os email, em que eu aguardava uma resposta, e cliquei no suspender .

1. Na prática:
1. Caixa de entrada:
1. Click em selecionar, depois click em Selecionar todas as xxx conversas em entrada.
2. Click em Arquivar  e confirme.
3. Todas suas mensagens foram para "Todos os emails"
2. Em "Todos os emails":
1. Aqui os emails estarem agrupados por conversa ajuda muito. Explico e mostro a diferença neste link.
2. Emails que você necessita fazer algo ainda, selecione e click em mover para Caixa de entrada 
3. Emails que aguarda pela resposta de alguém, selecione e click em suspender 

Pronto. Ao lado a outras dicas relacionadas a este assunto... Não esqueça de indicar abaixo se foi útil ;)

Como uso agrupar por Conversas no Email

Como tiro vantagens do uso de agrupar os Emails por conversa ;)

Como era...

Caixa de entrada sem recurso de conversas: 9 emails em minha caixa de entrada, sendo que, da conversa "Servidor migrar para USA" só preciso do email mais recente.

Como é agora... Caixa de entrada com recurso de conversas ativo

1. Apenas 3 emails em minha caixa de entrada, a sensação de apenas 3 atividades pendentes, contra 9 de antes.
2. Todos os emails do mesmo assunto, mesma conversa, foram automaticamente agrupados. Minha caixa de entrada, ficou muito mais limpa, a sensação de coisas pendentes, diminuiu muito :)

Ao abrir email agrupado por conversa "Servidor migrar para USA" ... 

Vejo realmente o que interessa. Exemplo: dos 7 emails anteriores, vejo...

1. O inicio da conversa. Neste caso email que enviei.
2. O penúltimo email recebido
3. O último email recebido... Já posso responder ou encaminhar ;)

O Medo do Arquivar eMails, culpa do Outlook

O Medo de Arquivar!

A grande maioria das pessoas que migram do Outlook para o gMail, tem medo de usar a função o arquivar... sabe porquê?

Arquivar no Outlook

Arquivar emails no Outlook, tinha como principal objetivo reduzir o tamanho do arquivo principal. Se não fizeste esta operação com frequência, o Outlook ficava muito lento, e pior, corria forte risco de corromper e perder todos emails, contatos, agenda, ... :(

Outro ponto negativo, uma vez arquivados emails, localizar um email era um esforço gigante!!!

Arquivar no gMail

No gMail você utiliza "etiquetas ou tags" para organizar emails, como se fosse as pastas do outlook. Com a vantagem de permitir que você associe mais de uma etiqueta ao mesmo email. A caixa de entrada não deixa de ser uma "etiqueta especial"...

Então, quando quiser que um email não apareça mais na caixa de entrada, simplesmente click em arquivar e pronto. O email continuará com todas as demais etiquetas, exceto da caixa de entrada. Atenção! Quando você pesquisar no Gmail, os resultados incluem todas as mensagens que foram arquivadas.... tudo muito simples e rápido :)

E seu eu quiser ver todos os emails arquivados?

E seu quiser que mensagem retorne para caixa de entrada? clique em Mover para a Caixa de entrada  

BONUS!

Se alguém responder um email que esta arquivado, automaticamente toda a conversa retorna para caixa de entrada!!!

Para ativar é muito simples, acesse Configurações, Geral, ou click aqui e depois ative!